Das Taktprinzip und vor allem der gemeinsame O.K.-Punkt sind einfache Instrumente, um eine Zusammenarbeit über mehrere Abteilungen hinweg zu koordinieren. Einfach, aber extrem wirkungsvoll!
Häufige Probleme bei abteilungsübergreifendem Zusammenarbeiten
Meist leidet die Zusammenarbeit in Unternehmen, weil Absprachen nicht eingehalten werden, Informationen und Vorarbeiten nicht rechtzeitig da sind. Dann fangen Leute mit Arbeiten an und müssen dann Halbfertiges liegen lassen, weil sie mittendrin feststellen, dass was fehlt. So etwas passiert sowohl, wenn mehrere Abteilungen miteinander arbeiten müssen, als auch, wenn Teams zusammen an einem Produkt oder Projekt arbeiten.
Das frustriert jeden Einzelnen und verursacht neue Probleme, weil ja wieder mal Dinge nicht fertig werden, wenn sie gebraucht werden. So baut sich Unzuverlässigkeit in der Organisation auf, selbst wenn jeder Einzelne sich alle Mühe gibt, zuverlässig zu arbeiten. Das hinterlässt Spuren im Arbeitsklima, in der Motivation und in der Mitarbeitergesundheit.
Das Taktprinzip und der vereinbarte O.K.-Punkt sind bewährte Instrumente aus dem Lean Management, mit denen wir einfach Abhilfe schaffen können. Ein Beispiel kann das verdeutlichen.
Erster Schritt zur erfolgreichen Zusammenarbeit über mehrere Abteilungen: Arbeitspakete und Übergaben definieren
Das Marketingteam realisiert Kommunikationsmaßnahmen für unterschiedliche Produkte aus verschiedenen Abteilungen. Da müssen Termine und Budgets eingehalten werden. Es sollen immer die korrekten Produktinformationen kommuniziert werden, die Sprache, Tonalität und Bildelemente sollen zur Identität des Unternehmens und zu den Erwartungen der Zielgruppen passen.
In diesen Prozessen spielen viele Tätigkeiten ineinander, die Produktabteilungen müssen Elemente liefern, externe Dienstleister mitspielen und die einzelnen Teams im Marketing zusammenarbeiten.
Um die vielen losen Enden zu sortieren, hat das Marketingteam den regelmäßigen Ablauf aller Kommunikationsmaßnahmen geordnet. Dabei haben sie 4 Phasen erkannt:
- In Phase 1 gilt es, die Rahmensetzung wie Zielgruppe, Thema, Verantwortlichkeiten und Budget zu klären.
- In Phase 2 werden die inhaltlichen Inputs erstellt oder bereitgestellt: Produktinformationen, Produktbilder, Kundenstorys.
- In Phase 3 werden daraus die Kommunikationsformate geschmiedet, die in
- Phase 4 live gehen.
Zu jeder dieser Phasen gibt es regelmäßig feste Aufgabenpakete, andere werden von einem Projekt zum nächsten variierend hinzugenommen. Für jedes Arbeitspaket können wir festlegen, welche Voraussetzungen gegeben sein müssen, damit wir es zuverlässig bis zum Ende abarbeiten können.
Kommt also eine Anfrage für eine Maßnahme aus einer Produktabteilung, steht dieser Rahmen an Arbeitspaketen parat und muss gegebenenfalls mit weiteren speziellen Arbeitspaketen ergänzt werden. Diese Arbeitspakete stehen als To Do in einer Projektsoftware bereit.
Statt einem losen Bündel an Aufgaben haben wir jetzt ein vorhersehbares Muster wiederkehrender Arbeitspakete. Der jeweilige Arbeitsinhalt kann variieren, aber die Abfolge und die Übergaben sind klar.
Vom Arbeitspaket zum Taktprinzip
Jetzt kommt die zweite Veränderung in der Zusammenarbeit: Das Arbeiten in Takteinheiten. Um in den ständigen Strom von Anforderungen, Deadlines und Kommunikation Ruhe zu bringen, beschließt das Marketingteam, in festen Wochentakten zu arbeiten. Jedes Arbeitspaket, das am Montagmorgen fertig zur Ausführung ist, kann in dieser Woche zur Umsetzung eingeplant werden. Pakete, die mehr als eine Woche brauchen, werden in zwei Pakete geteilt.
Diese Struktur baut auf einem Planungsinstrument aus dem Lean Management auf: „Soll – Kann – Wird – Ist“ benennt einen Ablauf, den jedes Arbeitspaket zuverlässig durchläuft:
- Soll: Sobald ein Projekt angestoßen ist, stehen die Arbeitspakete und ihre Reihenfolge fest. Gegebenenfalls müssen einzelne Pakete hinzugefügt werden, andere können vielleicht im Einzelfall entfallen. Vom Zielzeitpunkt werden die Fälligkeiten der einzelnen Pakete zurückgerechnet. So ist klar, wann welches Paket fertig sein soll.
- Kann: Jedes Arbeitspaket ist definiert mit Voraussetzungen. Meistens sind diese Voraussetzungen an die Fertigstellung vorhergehender Pakete gekoppelt. Das Paket kann bearbeitet werden, wenn alle Voraussetzungen erfüllt und Ressourcen vorhanden sind.
- Wird: Auf der Basis der Pakete, die ausgeführt werden können, planen wir, was wir verlässlich mit den jetzt verfügbaren Ressourcen in diesem Arbeitstakt fertig stellen werden. Diese Planung ist kurzfristig und nur noch sehr gering von externen Faktoren abhängig. Sie dient als gute Prognose für die mittelfristige Planung.
- Ist: Am Ende des Taktes wissen wir, was tatsächlich fertiggestellt ist. Damit ergeben sich die Voraussetzungen für die Arbeitspakete des nächsten Taktes.
Damit die Taktplanung auch wirklich zuverlässig gelingt, müssen alle Beteiligten im gleichen Takt arbeiten. Dazu nutzen wir den gemeinsamen „O.K.-Punkt“.
So funktioniert der O.K.-Punkt bei der Zusammenarbeit mehrerer Teams
Das Marketingteam hat Montag, 9:15 Uhr als O.K.-Punkt festgelegt. Um 9:00 Uhr treffen sich die einzelnen Teams zur Statusbesprechung und gehen durch die Arbeitspakete, die sie bis zum letzten Freitagabend fertig haben sollten. Die meisten sind schon abgehakt, einige sind noch offen.
Meistens hat der jeweilige Kollege nur vergessen, das Häkchen für „fertig“ zu setzen. Das können wir jetzt noch schnell nachholen. Vielleicht bleiben einzelne Pakete offen, weil etwas Unvorhergesehenes dazwischengekommen ist.
Um 9:15 Uhr haben alle Teams ihre fertigen Pakete „eingecheckt“. Jetzt wissen wir, was wirklich erledigt ist und welche Pakete aktuell bearbeitet werden können. Zum Teil sind die schon nah an der Fälligkeit, zum Teil auch noch länger davor.
Die einzelnen Teams im Marketing planen nun mit den aktuell verfügbaren Ressourcen (Urlaub, Krankheit, andere Projekte, Fortbildungen etc. sind bekannt), welche Pakete sie in dieser Woche sicher fertigstellen werden. Für diese weisen sie einen Bearbeiter zu und tragen den Freitag als zugesagten Fertigstellungstermin ein.
Bis 10:00 Uhr haben dann alle Teams ihre Woche geplant und gehen ans Werk. Jetzt setzen sich die Koordinatoren teamübergreifend zusammen und schauen auf die nächsten Wochen. Welche Pakete werden für den nächsten Takt fertig, wo wird es Ressourcenengpässe geben, wo kommt ein Arbeitspakte zu nahe an den kritischen Pfad? Bevor kurzfristige Hektik ausbricht, kann das Koordinationsteam jetzt vorausschauend agieren, Prioritäten verschieben oder sogar die Planung für den laufenden Takt noch einmal korrigieren. Wir sehen in dieser Runde auch, wo Pakete schon länger auf Zuarbeit warten, die aber stockt. Jetzt können wir proaktiv auf interne und externe Lieferanten zugehen und nach Lösungen suchen.
Mit diesem einfachen Ablaufsystem erreichen wir, dass wir keine angefangenen Arbeiten unterbrechen müssen oder ungeduldig auf Informationen oder Lieferungen warten, ohne weiterzukommen.
Ergebnis: Ein solches Taktprinzip bringt Ruhe in das Zusammenwirken. Und legt damit die Basis für eine erfolgreiche abteilungsübergreifende Zusammenarbeit.
Kein Widerspruch: agiles Arbeiten und rigide Regeln
Interessant finde ich daran, dass solche eigentlich ziemlich rigiden und inflexiblen Arbeitsmuster genau da so beliebt sind, wo Schnelligkeit und Flexibilität in schnell drehenden Umwelten gefordert sind. Wenn wir „Agilität“ hören, denken wir ja auch zuerst an „schnell“, „flexibel“, „pragmatisch“ „hierarchiefrei“. In Wirklichkeit sind aber agile Arbeitsformen ein Weg, unsichere Arbeitsumgebungen mit festen Kommunikationsroutinen berechenbarer zu machen.
Wenn Sie das Denken rund um den O.K.-Punkt näher kennenlernen wollen, empfehle ich den kleinen Band „In jedem Unternehmen steckt ein Besseres“ von Ernst Weichselbaum. Der österreichische Berater hat dieses Management-Prinzip bereits in den 1980er Jahren entwickelt und in seinem eigenen Unternehmen verprobt.
Mir ist diese Begrifflichkeit erstmalig begegnet, als ich vor einigen Jahren bei einer Beratung ein gut organisiertes Handwerksunternehmen kennenlernte. Dort war der O.K.-Punkt ein täglich fest eingeübtes Ritual.
