Prozesse automatisieren mit KI

Prozesse automatisieren mit KI? Das Netz ist voll von Angeboten für KI-Automatisierung. Damit sollen Unternehmen arbeitsaufwändige Abläufe im Handumdrehen an vollautomatische „Agenten“ delegieren. Die sollen dann Daten analysieren, Muster erkennen, Entscheidungen treffen und mit Kunden kommunizieren. Schöne Neue Welt! Ich frage mich, warum mir gerade beim Blättern durch solche Produktseiten ein altes Gedicht aus Schulzeiten in den Sinn kommt.

Lösungen und Probleme

Meine erste Begegnung mit KI-automatisiertem Prozessmanagement verdanke ich einer Produktpräsentation eines jungen Gründers. Sein Versprechen: Ich möge irgendeine verbale Prozessbeschreibung liefern und seine KI verwandelt das umgehend in ein BPMN-Modell. Ich wählte ein einfaches Beispiel zum Einstieg.

Wirklich schockiert hat mich nicht das grottenschlechte Ergebnis des Versuchs. Das Modell ähnelte entfernt an ein Prozessmodell, die Regeln des Modellierungsstandards wurden, vorsichtig ausgedrückt, „großzügig interpretiert“. Das Modell war schlicht unbrauchbar. Darüber sollten wir aber nicht schockiert sein, denn die Lernkurven von KI-Systemen können sehr steil verlaufen. Was nicht ist, kann also noch werden.

Tatsächlich schockiert war ich über die Rückmeldung des Start-Up-Jünglings: Der bemerkte gar nicht, dass sein Modell unmöglich war. Die weitere Diskussion brachte hervor, dass er von Prozessmodellierung mal gehört hatte und grob etwas über den Standard BPMN gelesen hatte. Der Zauberlehrling hatte also nicht im Ansatz verstanden, welche Aufgabe seine KI zu lösen vorgab.

Hier wiederholt sich das alte Muster der IT: Es gibt eine neue Lösung, alle sind aus dem Häuschen, aber niemand fragt nach dem Problem.

Und so ziehen sie aus, die vielen Zauberlehrlinge. Ausgestattet mit einem Sprachmodell, einer KI zur Datenanalyse und einer „No-Code“-Automatisierungsplattform, die verschiedene Online-Anwendungen in einer Reihenfolge verknüpft. Prozesse automatisieren mit KI ist einfach! Und das Beste ist: Man braucht dafür nicht einmal die IT-Abteilung. Das Motto heißt „Citizen Development“: Selbst ist die Frau, selbst ist der Mann – „IT-Abteilungen bremsen ohnehin nur die Innovationen!“

Was leisten KI-Tools zur Automatisierung von Prozessen?

Fünf Funktionen innerhalb von Prozessen lassen sich dabei gut unterscheiden:

1. Datenerfassung und Vorverarbeitung

KI-Modelle sind unschlagbar, wenn es darum geht, riesige Datenmengen von Sensoren oder Transaktionszahlen zu verarbeiten. Die ungeheure Geschwindigkeit macht es möglich, Datenmengen in Betracht zu ziehen, die bisher alle Ressourcen gesprengt hätten.

Aus Bildern mit Handschrift sinnvolle Texte extrahieren, Sprachaufzeichnungen nach Informationen scannen, Bilder mit schier unendlich vielen anderen Bildern vergleichen und Muster darin erkennen – die Verarbeitungsleistung versetzt uns immer wieder in Staunen.

2. Analyse und Berechnungen

Diese Verarbeitung erlaubt dann auch Analysen, die bisher undenkbar waren oder enorme Aufwände mit sich brachten. Die Interpretation von Hautbildern in der Krebsvorsorge, die statistische Auswertung von Datenreihen, die automatische Berechnung von Prognosen: Selbst scheinbar einfache und leicht zugängliche KI-Tools arbeiten schneller und preiswerter und genauer als die Menschen, die diese Arbeit bisher verrichteten.

Komplizierte mathematische Berechnungen liefert eine KI in Windeseile. Auswertung von Datenreihen in statistischen Kennzahlen ist damit kinderleicht, solange man versteht, was die KI da tut und man ihr „auf die Finger schauen kann“. Wer nicht versteht, welche Berechnungen da erstellt werden, glaubt der KI im Blindflug. Kann gefährlich werden.

KI-Agenten erkennen in vorgefundenen Entscheidungen Muster, leiten daraus Regeln ab und treffen anhand dieser Regeln eigenständig Entscheidungen.

3. Automatische Transaktionen

Entsprechend ihrer Entscheidungen können KI-Agenten eigenständig Schnittstellen verbundener Anwendungen ansteuern und so Bestellungen, Rechnungen, Zahlungsvorgänge auslösen. Sie können automatisiert Dokumente erstellen und versenden und die damit verbundene Kommunikation gleich mit erledigen.

4. Kommunikation

Mit diesem Können im Bauch sind KI Agenten in der Lage, mit uns Menschen in unserer natürlichen Sprache zu kommunizieren, unsere Anfragen anzunehmen, scheinbar zu verstehen und eine frappierend sinnvolle Antwort zu geben.

5. Selbständiges Lernen

Bei alledem können sie ihre Treffsicherheit anhand von Feedback-Schleifen und automatischer Anpassung ihrer Modelle kontinuierlich verbessern.

Prozesse automatisieren mit KI: Einfach zusammenstecken?

Für die Verknüpfung dieser Funktionen empfehlen die Automatisierungs-Guides so genannte No-Code-Plattformen, wo wir die Aufrufe verschiedener Agenten und Datensysteme hintereinanderschalten können. Prozesse automatisieren war noch nie so einfach!

Aber was tun wir da eigentlich? Wir geben unsere Daten an eine Reihe von fremden Software-Anbietern (die uns natürlich vollständige Exklusivität und Sicherheit versprechen), auf das sie damit Dinge tun, die wir nicht nachvollziehen, für uns Entscheidungen treffen und gleich noch umsetzen in unseren Unternehmenssystemen – bis hin zur automatischen Zahlungsanweisung.

Ein Prozess wird so zu einer Aneinanderreihung von Aktionen unterschiedlicher KI-Systeme, orchestriert über eine Workflow-Anwendung. Dieser Prozess existiert nur in genau dieser Kombination von Tools und Anbietern. Fällt einer davon aus, bricht der Prozess zusammen. Die Steuerung der Reihenfolge dieser Transaktionen liegt bei einem Toolanbieter, dessen Steuerungslogik für uns unzugänglich ist. Es klappt, solange es klappt. Frage niemand, wie!

Wollen wir wirklich derart fahrlässig die Kontrolle über unsere eigenen Prozesse in die Hände von einigen Tech-Bro’s am anderen Ende der Welt abgeben? Prozesse gehören in die Kontrolle des Unternehmens! Sie sind das Tafelsilber.

Prozesse automatisieren mit KI – So geht es richtig

Prozessgesteuerte Digitalisierung bedeutet, dass wir selbst unsere digitalen Prozesse gestalten. Dass wir die Prozesse mit ihren Stakeholdern und Erwartungen verstehen, die Engpässe und Dilemmata benennen und klar formulieren, welche Probleme wir im Prozess mit KI-Funktionen gelöst haben wollen. Nur so behalten wir die Kontrolle über unsere Prozesse.

Nicht die KI steuert unsere Unternehmensprozesse, sondern unsere Prozesse steuern die KI. So wird ein Schuh daraus.

Was bedeutet „digitaler Prozess“?

Die Kernkompetenz der Digitalisierung besteht nach wie vor darin, einen digitalen Prozess zu entwerfen. Dazu sind vier Kriterien notwendig:

• alle im Prozess relevanten Informationen sind maschinenlesbar
• alle Informationen, die für das Unternehmen zugänglich sind, werden auch automatisch gelesen – ohne manuelle Eingaben
• jede neue Information wird nur einmal erfasst
• Menschen führen nur noch die Tätigkeiten und Entscheidungen aus, für die ein Mensch die Verantwortung übernimmt. Alle anderen Aufgaben sind automatisiert.

Der digitale Prozess im BPMN-Modell

In der prozessgesteuerten Digitaliserung erstellen wir für diesen digitalen Prozess ein Modell im BPMN-Standard. Dieser Prozess stellt die logische Reihenfolge von Tätigkeiten dar, unabhängig davon, wer diese Tätigkeiten ausführt. Wir unterscheiden im Wesentlichen vier Arten von Aktivitäten:

• Benutzeraktivitäten: Hier muss ein menschlicher Benutzer Informationen oder Entscheidungen als Information dem Prozess hinzufügen oder bestehende Informationen abändern. Dazu braucht es einen Benutzerdialog in einer Software, der alle bereits vorhandenen Informationen anzeigt und Felder für die neuen Informationen und Entscheidungen bietet.
• Manuelle Aktivitäten: Da leistet ein Mensch physische Arbeit, die keine neuen Informationen zum Prozess hinzufügt (außer dem Status „fertig“)
• Automatische Aktivitäten: (Service-, Script-, Send- und Receive-Task) Hier führt ein automatischer Agent Aufgaben aus. Er fragt Informationen aus verbundenen Systemen ab, erstellt Berechnungen und übergibt Transaktionen (zum Beispiel eine Rechnung) an die ausführenden Systeme wie das ERP-System.
• Geschäftsregelaktivitäten: Hier trifft ein Agent eine automatische Entscheidung anhand eines klar strukturierten maschinenlesbaren Entscheidungsbaums. Überall da, wo der Agent zu keiner eindeutigen Entscheidung kommt, steuert der Prozess an eine Benutzeraktivität aus, damit ein Mensch diesen komplexeren Fall anschauen kann. Die Formulierung dieser Geschäftsregeln ist ein Schlüsselelement im Design digitaler Prozesse

Um diesen digitalen Prozess automatisch auszuführen, brauchen wir keine KI! Das ist eine ganz „normale“ Aufgabe von Standardsystemen, die solche Modelle interpretieren und ausführen. „Prozesse automatisieren mit KI“ ist eigentlich ein Etikettenschwindel, denn die KI automatisiert nicht den Prozess, sondern die einzelnen Aktivitäten im Prozess.

Bevor wir also den allgegenwärtigen Verlockungen von Automatisierung durch Zusammenstecken erliegen, sollten wir für die Prozessautomatisierung die Standardanwendung einer BPMN-Prozess-Engine verwenden. Damit haben wir den Prozess selbst in der Hsnd und sind unabhängig von Software-Anbietern.

Was die KI im digitalen Prozess leistet

Die KI unterstützt uns an den einzelnen Knoten unseres BPMN-Modells, den Aktivitäten.

• Benutzeraktivitäten: Wenn wir für eine Benutzeraktivität benennen, welche Informationen hier benötigt werden zur Anzeige, zur Erfassung und zur Änderung – dann wollen wir nicht mehr mühsam eine Bildschirmmaske zusammenklicken. Das ist ein Job für einen Agenten.
• Manuelle Aktivitäten: Fragen wir uns, ob die physische Aufgabe wirklich von einem Menschen ausgeführt werden muss – oder nicht vielleicht von einem Roboter. Dann wäre es eine Automatische Aktivität.
• Automatische Aktivitäten: Die organisatorische Aufgabe ist es, den Informationsbedarf für die einzelnen Schritte im Prozess zu benennen. Die Informationstechniker beantworten die Frage, in welchen Daten diese Informationen repräsentiert sind, wo und in welchem Format sie vorliegen und wie sie bereitgestellt werden können. Das kann die KI sehr gut.
• KI-Agenten: Komplizierte Auswertungen, Musteranalysen, Kommunikationsaufgaben im Chatbot – die klassischen Aufgaben der KI werden im Prozess ebenso als automatische Aktivitäten angelegt und so vom Prozess gesteuert und kontrolliert.
• Geschäftsregelaktivitäten: Die Erstellung von Regelmodellen kann recht mühsam und kompliziert werden. Wohl dem, der dafür eine KI zur Hand hat.

Erst wenn wir wissen, was im Prozess an welcher Stelle durch Automatisierung erreicht werden soll, dann ist es Zeit, nach dem geeigneten KI-Agenten zu suchen. Den KI-Agenten in den Prozess einzubinden, ist für BPMN-Prozess-Engines ein Leichtes. Es lohnt sich also, den passenden Partner mit einer BPMN-Engine zur Seite zu haben.

KI liefert uns eine bisher nie da gewesene Fülle an Automatisierungstools. Aber die Prämissen systemischer Problemlösung sind davon unberührt: Nur wer die Probleme versteht, kann nach Lösungen suchen. Nur wer unvoreingenommen Lösungen sucht, kann die beste Lösung auswählen. Alles andere ist das Werk von Zauberlehrlingen.