DMS verändert die Organisation
Sie wollen ein Dokumenten-Management-System einführen? Hier erfahren Sie, was das System für Sie leistet und welche Auswirkung das auf Ihre Organisation hat. Es geht dabei um mehr als eine weitere Applikation in Ihrer IT: Die zentrale Steuerung der Dokumente verändert die Kommunikation im Haus von Grund auf. Bevor Sie also ein neues Projekt vom Stapel lassen, sollten Sie überlegen, welche Veränderungen Sie für Ihre Organisation erreichen wollen und können.
Wenn wir fragen, was ein Dokumenten-Management-System (DMS) für die Organisation leisten kann, unterscheiden wir drei Gruppen von Funktionen:
- Dokumente aufbewahren und zugänglich machen
- Dokumente durch einen Lebenszyklus steuern
- Dokumenten-gesteuerte Workflows ermöglichen
1. Die elektronische Dokumentenablage
Bevor es Computer gab, hatten die Dokumenten-Management-Systeme zwei Beine und saßen meist im Vorzimmer der Geschäftsführung. Die Leistung der Sekretariate wird oft unterschätzt: Sie wissen, was wo ist und mit einem Griff haben sie es zur Hand. Papierdokumente konnten aber immer nur an einem Ort sein – und wer sie hatte, besaß einen Wissensvorsprung – Herrschaftswissen eben.
Mit dem Computer kommt die elektronische Ablage. Vielfach werden wichtige Dateien dabei aber unkontrolliert in unterschiedlichen Verzeichnisstrukturen abgelegt. So strukturiert wie früher in der Papierregistratur läuft es selten. Das schafft erst die digitale Registratur: Alle Kommunikation, die für das Unternehmen relevant ist, wird im DMS dokumentiert. Umgekehrt heißt das auch: Was hier keine Spuren hinterlässt, ist entweder irrelevant oder flüchtig.
Der entscheidende Fortschritt der elektronischen Registratur liegt in den Attributen für Dokumente. Ein DMS erlaubt mir, so viele Attribute für ein Dokument zu vergeben, wie ich benötige. So kann ich der Rechnung im Attribut „Geschäftspartner“ den Namen der Firma und im Attribut „Dokumentenart“ die Kategorie „Rechnung“ mitgeben. So kann ich ein und dasselbe Dokument mit verschiedenen Attributen aus unterschiedlichen Interessen suchen. Ich muss dazu keine Kopie mehr ablegen, ich definiere einfach zusätzliche Attribute. Und wer die Ablage strukturieren will, definiert für alle Dokumente Attribute vor, die beim Erstellen der Datei automatisch vergeben werden.
In einer digitalen Registratur gibt es keine alten Kamellen. Niemand muss eine alte Version unter anderem Namen aufbewahren, wenn er ein Dokument ändert; das DMS verwaltet die Versionen und die Änderungshistorie – man kann jederzeit auf einen alten Stand zurückgreifen. Das erspart uns verwirrende Dateinamen wie „Vertrag_final_5.doc“, wobei man sich gleich fragt, ob man die wirklich finale Version in der Hand hat.
2. Lebenszyklus von Dokumenten
Die Verwaltung von Versionen für Dokumente führt uns zur zweiten Funktion von Dokumenten-Management-Systemen: Dem Dokument-Lebenszyklus. Je nach Status des Dokuments (Entwurf, zur Freigabe, freigegeben, abgelaufen) kann ich steuern, was mit dem Dokument passieren darf und wie lange es gespeichert werden soll. Abhängig vom Dokumentenstatus kann ich Aufbewahrungs- und Ablauffristen verwalten.
Einfache Prozesse steuern
Die Phasensteuerung von Dokumenten mit Status-Attributen können wir auch nutzen, um einfache Prozesse zu unterstützen: Die Bearbeitungsschritte der beteiligten Teams werden in einem Status-Attribut des Dokumentes als Werte hinterlegt. Ist ein Bearbeiter mit seinem Schritt fertig, ändert er den Status zum nächsten Schritt. Jeder Bearbeiter filtert die Liste der Dokumente nach dem Status und sieht sofort, welche Dokumente für ihn anstehen.
Wenn man solche Prozesse mit einem DMS unterstützen will, muss man sich auf grobe Phasen der Bearbeitung beschränken. Ein Ablauf mit zehn oder mehr Statuswechseln funktioniert nicht im Echtbetrieb. Verzweigungen im Prozess sind damit auch nur schwerfällig umzusetzen: Parallele Bearbeitung oder alternative Wege sind zu kompliziert. Im Unterschied zu einem ausgefeilten Workflow-Management-System steuern wir den Prozess hier nur über Phasen, nicht über einzelne Aktivitäten.
3. Dokumentengesteuerte Workflows
Wenn sich der Ablauf nicht mehr über eine einfache Abfolge von drei bis vier Phasen abbilden lässt, können viele Dokumenten-Management-Systeme Workflows unterstützen. Das oben beschriebene Konzept funktioniert im „pull-Prinzip“ über Listen von Dokumenten zur Bearbeitung: Der Bearbeiter „holt“ sich seine Arbeit über die Liste. Das Workflow-Konzept dagegen verwendet das „push-Prinzip“: Wenn ein Dokument eintrifft oder einen definierten Status erreicht, gibt das DMS dem Bearbeiter aktiv „Bescheid“ und legt ihm eine Aufgabe in seinen Bearbeitungskorb.
Das System überwacht danach die Fälligkeit und die Erledigung der Aufgabe.
Diese Aufgabenverwaltung funktioniert in fast allen DMS-Angeboten. Wenn aber nicht nur eine Aufgabe, sondern eine Folge von Aktivitäten verschiedener Bearbeiter von einem Dokument angestoßen wird, dann verwaltet das DMS die einzelnen Aktivitäten und steuert die Weiterleitung: Sobald Bearbeiter A fertig ist, benachrichtigt das System Bearbeiter B für seine Aufgabe. Manche Systeme sind dabei auch in der Lage, Weiterleitungslogiken wie Entscheidungen oder parallele Aktivitäten abzubilden. Meistens sind diese Funktionen bei näherer Betrachtung aber ziemlich oberflächlich.
In Wirklichkeit haben wir mit der Steuerung von Workflows das eigentliche Funktionsangebot von Dokumentenmanagement längst überschritten – das ist die Domäne der Prozessautomatisierung mit BPM-Engines. Viele DMS-Hersteller wollen aber diese Kundenerwartung mit abdecken und bieten dazu eine mehr oder weniger funktionale Erweiterung ihres Systems.
Eine ausführliche Erläuterung der Funktionen und eine Anleitung mit Strategien zur Auswahl von DMS-Angeboten finden Sie in meinem Fachbeitrag „Einsatzszenarien für Dokumenten-Management-Systeme“ zum kostenfreien Download.
