Checklisten gehören zu den am meisten verbreiteten Managementtools. Sie dienen dazu, Fehler zu vermeiden, die Achtsamkeit bei der Arbeit zu steigern und den Ausführenden Sicherheit zu geben. Aber die Wirkung von Checklisten verpufft viel zu häufig, weil sie nicht intelligent konzipiert und eingesetzt werden.
Häufige Fehler im Einsatz von Checklisten
Eine Checkliste, die vorrangig der juristischen Absicherung dient, fördert keine Achtsamkeit – sie verstärkt im Gegenteil die Angst vor einem Fehler. Diese Listen erkennt man häufig daran, dass sie eine Unterschrift einfordern. So sollten wir sie nur dann einsetzen, wenn es sich partout nicht vermeiden lässt – sie sind eine Pflichtübung und leisten keinen Beitrag zur Achtsamkeit.
Wenn Checklisten zu viele Details enthalten, helfen sie wenig. Die Bearbeiter verlieren sich in den vielen Punkten. Eine unübersichtliche Liste kann niemandem Sicherheit bieten. Außerdem führt eine kleinschrittige Checkliste dazu, dass sich erfahrene Bearbeiter entmündigt fühlen und das Instrument ungern nutzen. Ähnlich wie bei den rechtlich verbindlichen Protokoll-Listen werden zu detaillierte Checklisten häufig im Nachhinein bearbeitet – dann erfüllen sie keinen Zweck mehr.
Schließlich können detaillierte Checklisten eine gefährliche Illusion von Sicherheit vortäuschen. Die Fülle der Details führt dazu, dass die Bearbeiter sich auf die Checkliste fixieren und andere Eindrücke gar nicht mehr an sich heranlassen. So gehen manchmal selbst offensichtliche Informationen verloren, weil der Blick auf die Checkliste verengt ist.
Diese Arten von Checklisten gilt es zu unterscheiden
Ich finde – sowohl für Checklisten in der Teamführung als auch generell – die Unterscheidungen von Anette Gebauer sehr hilfreich. Sie hat diesem Instrument in ihrem Buch „Kollektive Achtsamkeit organisieren“ ein eigenes Kapitel gewidmet.
Zuerst ist die Unterscheidung wichtig, ob wir mit einer Checkliste eine einfache bzw. komplizierte Aufgabe unterstützen wollen oder eine komplexe Aufgabe. Für einfache oder komplizierte Aufgaben nutzen wir „Do-Confirm“ oder „Read-Do“-Checklisten. Checklisten für komplexe Aufgaben unterscheiden sich davon grundsätzlich.
– Do-Confirm Checklisten
Bei einer Do-Confirm-Checkliste führen die Bearbeiter die Arbeitsschritte aus und bestätigen diese mit dem „Check“. Diese Listen dienen dazu, bei wiederkehrenden Aufgaben wirklich an alles zu denken.
– Read-Do-Checklisten
Eine Read-Do-Checkliste ist für Aufgaben, die seltener vorkommen. Eben darum können wir davon ausgehen, dass nicht alle Arbeitsschritte für den Bearbeiter präsent sind. Die Checkliste ist dann wie ein Kochrezept zu sehen und erleichtert es der Person, sich schnell wieder an die einzelnen Aufgaben zu erinnern.
– Checklisten für komplexe Aufgaben
Bei komplexen Aufgaben können wir nicht alle Schritte und alle Parameter vorgeben. Diese Aufgaben zeichnen sich ja gerade dadurch aus, dass wir nicht alles vorher wissen. Wir müssen mit Unerwartetem rechnen. Es geht nicht darum, mit der Checkliste die Bearbeitung zu protokollieren, sondern in einer plötzlich auftretenden Herausforderung schnell die Orientierung zu gewinnen und handlungsfähig zu werden. Diese vier Elemente zeichnen Checklisten für komplexe Aufgaben aus:
- Offene Fragen: Sie helfen uns, dass wir die wichtigen Aspekte im Auge behalten
- Stopp-Signale: Hinweise darauf, dass etwas nicht so läuft, wie es laufen soll, sodass wir sofort anhalten
- Feste Zeiten zur Reflektion: An kritischen Stellen ein Hinweis, dass wir gemeinsam kurz innehalten und uns vergewissern, dass wir noch auf dem richtigen Weg sind
- Punkte zur Mobilisation des Teams: Bei komplexen Aufgaben sind die Kommunikation und das Vertrauen zwischen den Beteiligten wichtig. Darum gehört es dazu, dass die Teammitglieder „einchecken“, sich vielleicht gegenseitig vorstellen und signalisieren, dass sie jetzt konzentriert dabei sind.
Wichtig bei der Teamführung mit Checklisten
Was wir aber bei allen Checklisten beachten müssen: Die Checkliste ersetzt kein Training und keine Erfahrung. Die Vorstellung, eine ungeübte Person könne allein mit einer Checkliste in der Hand eine Aufgabe erledigen, ist absurd. Darum ist es absolut notwendig, Checklisten immer zusammen mit den operativ tätigen Menschen zu erstellen. Nur wenn die erfahren, dass die Liste ihnen wirklich hilft, wird sie auch richtig angewendet. Das ist dann perfekte Teamführung mit Checklisten!
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