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Workflow ist das mächtigste Instrument im Prozessmanagement. Wenn ich für jeden Vorgang ein Dokument zuverlässig von einem Bearbeiter zum anderen führe, bin ich sicher, dass nichts mehr durchs Raster fällt. Ich weiß von jedem Vorgang, wo er gerade steckt und bekomme die nötigen Prozesskennzahlen frei Haus geliefert.Warum setzen dann noch so wenige Unternehmen Workflow-Management ein?

Warum Workflow?

Tom Baeyens hat gestern eine, wie ich finde, schlüssige Antwort gegeben. Mit JBPM und Activiti hat Tom der IT-Welt zwei kraftvolle Open-Source-Workflow-Programme geschenkt und zahlreiche Projekte damit realisiert. Beim Early-Adopter-Workshop seines neuen Projekts „Effektif“ präsentierte er seine Erklärung: Das Konzept Workflow hat sich (noch) nicht durchgesetzt, weil die IT eine zu große Hürde aufbaut. Ein Programm einführen, Applikationen integrieren, testen, supporten und betreiben – da kommt schnell eine sechsstellige Summe zusammen, bevor unter dem Strich der erste Benefit zu sehen ist.

Flaschenhals IT-Service

Hallo? Haben wir nicht seit Menschengedenken gelernt, dass die IT ein Haupttreiber im Prozessmanagement ist, der „Facilitator“, der alles möglich macht? Und jetzt dies: IT als Hürde, als Verhinderer von Prozessoptimierungen. Solche Worte von einem zu hören, der jahrelang sein Geld damit verdient hat, genau diese großen Projekte zu drehen, ist schon erstaunlich. Es könnte zumindest neugierig machen, was er mit seinem neuen Projekt erreichen will.

Workflow – Einfach wie Excel

Mit „Effektif“ will Tom Baeyens ein Workflow-System präsentieren, das ohne IT-Service auskommt.Ja – Sie haben richtig gelesen. Ohne IT. Jeder, der eine Kette von Aufgaben mit mehreren Personen zuverlässig steuern will, klickt sich einen Workflow zusammen und bringt ihn live. Und das soll nicht schwieriger werden, als eine Aktivitätenliste mit der alten Tabellenkalkulation. Die Beteiligten werden per E-Mail über ihre Aufgabe informiert und finden dort einen Link auf das entsprechende Dokument. für Entscheidungen gibt es mehrere Links in der Mail, zum Beispiel einen für „genehmigt“ und einen für „abgelehnt“.

Auf den ersten Blick verblüfft die Einfachheit des Systems. Sind es nicht gerade die genial einfachen Erfindungen, die die wirklich großen Hebel in Bewegung setzen? Aber dann kriecht doch die Skepsis in einem hoch. Ticket-Systeme, die ihre Tickets per Mail versenden sind schon in vielen Unternehmen gefloppt. Und der E-Mail-Standard bietet einfach nicht genügend Funktionalität, um über die Zustellung eines Links hinauszugehen. Und überhaupt: Wollen wir im Unternehmen die Prozessbeteiligten darüber adressieren, dass wir deren E-Mail-Adresse von Hand in einen Workflow eintragen? Ist die Lösung deshalb so einfach, weil jemand das Kleingedruckte einfach verschweigt?

Technik ist nicht die Herausforderung

Tom will aber einfach nur die Workflow-Welt vom Kopf auf die Füße stellen. Natürlich muss ein Workflow-System in der Lage sein, die Unterenhmens-Applikationen zu integrieren, sich in die Adressstruktur des Hauses einfügen, Teil einer integrierten Unternehmens-Oberfläche werden können. Natürlich muss das System auch komplexe Routing-Bedingungen abbilden und selbstverständlich auch unter hoher Last performant arbeiten – all die Anforderungen, an denen sich Workflow-Systeme bisher haben messen lassen, sind nicht aus der Welt. Aber das ist nicht die Story. „That’s no challange anymore.“

Die Leute im Business mitnehmen

Die Herausforderung ist vielmehr, die Verantwortlichen im Business mitzunehmen. Die wollen einfach erst einmal ihre täglichen Abläufe zuverlässig steuern. Und das, ohne vorher einen großen Projektplan erstellen zu müssen. Und sie wollen flexibel bleiben: Wenn sich ihr Ablauf ändert, soll auch der automatische Workflow angepasst werden – ohne erst ein Budget für eine Anpassung zu brauchen. Themen wie Integration und Komplexität kommen früher oder später dazu, und dann muss natürlich auch die IT mitspielen. Zunächst geht es aber um den sofortigen Nutzen zuverlässiger Abläufe.

Prozessorientierung ohne Missionare

Die IT-Manager müssen bei dieser Nummer aber keineswegs draußen bleiben. Ich finde, dass dieses Konzept ein hervorragender Weg ist, Prozessorientierung, Integration und Standards im Unternehmen zu verankern. Ich muss nicht mehr mit großen Budgetforderungen durchs Haus laufen und Unterstützung einsammeln – die Prozessverantwortlichen kommen von selbst und bieten ihre Prozesse an. Solch ein System ist in der Lage, auf einen schlag Dutzende von unkontrollierbaren handgestrickten Tabellenkalkulations-Datenbank-Strichlisten-Lösungen in eine Standardlösung zu überführen. Und das ganz ohne Druck oder Missionierung.

Ich denke, dass diese BPM-in-der-Cloud ein Weg sein könnte, das alte Versprechen von einfachen und zuverlässigen Workflows doch noch Realität werden zu lassen. Es gibt nichts Gutes, außer man tut es.

Mehr dazu: Effektif

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