Die meisten Prozessmanagement-Projekte präsentieren eine Prozesslandkarte. Dort zeigen sie, welche Prozesse das Projekt für die wichtigsten des Unternehmens hält. Aber lohnt die Mühe überhaupt? Ziemlich oft wird dieses theoretische Konstrukt in der praktischen Arbeit wenig beachtet. In diesem Beitrag gehe ich der Frage „Wozu dient eine Prozesslandkarte?“ nach. Außerdem finden Sie am Ende einen Praxisbericht (kostenloser Download), wie eine Prozesslandkarte in einem Kreis von 50 Führungskräften in virtuellen Konferenzen entwickelt wurde.
Alle mir bekannten Prozessmanagement-Systeme nutzen eine Prozesslandkarte als „Einstieg“ in die Welt der Prozessmodelle. Diese Grafik zeigt die Prozesse des ganzen Unternehmens in einer Übersicht, von dort aus kann der Betrachter in einzelne Prozesse hineinschauen und Schicht für Schicht auf mehr Details bis hin zu den konkreten Arbeitsanweisungen navigieren. Das ist so, seit Professor Scheer in den 80ern sein „ARIS-Haus“ der Öffentlichkeit zugänglich gemacht hat.
Prozesslandkarte als grafisches Inhaltsverzeichnis
Natürlich braucht man eine Art von Inhaltsverzeichnis, wenn man im Unternehmen viele Prozessdiagramme und -Beschreibungen verwendet. Das kann man aber mit einer übersichtlich gegliederten Textliste mit den Links zu den Modellen viel funktionaler erledigen als über das „grafische Inhaltsverzeichnis“ der Prozesslandkarten.
Zur regelrechten Benutzerbremse werden Prozesslandkarten, wenn der Weg vom ersten Diagramm zum interessanten Modell des einzelnen Prozesses über mehrere Zwischenebenen führt. Dann hat einfach kein Benutzer im Unternehmen mehr Lust, in diesem Prozessverzeichnis zu lesen. Einmal im Jahr schaut dann noch der Auditor in das Verzeichnis und freut sich über eine normgerechte Prozessablage.
Koppelungen zwischen Prozessen im Modell
In Unternehmen sehe ich viele geschachtelte Prozessmodelle, die alle von einer ähnlichen Prozesslandkarte ausgehen. Diese Schachtelungen werden häufig deshalb so komplex, weil die Modellierer die verschiedenen Arten von Koppelungen zwischen Prozessen durcheinanderbringen. Ich will sie darum hier kurz zusammenfassen.
Sequenzielle Koppelung
In einer Prozesslandkarte modellieren wir einen End-to-End Prozess vom Kundenanliegen bis zur Kundenzufriedenheit und stellen dabei eine Folge von einzelnen Teilprozessen dar. Vertriebsprozess, Auftragsprozess, Fertigungsprozess, Zahlungsprozess. Hier sind die Prozesse sequenziell miteinander gekoppelt.
Dekomposition
Der Fertigungsprozess besteht bei näherem Hinsehen aus einem Prozess zur Planung der Fertigung, einer Fertigung von Halbfertigwaren und einer Endproduktion. Hier wird ein Prozess in mehrere kleinere dekonstruiert, um Details sichtbar zu machen. Eine Aktivität eines Prozesses wird eine Detailebene tiefer wieder als Prozess modelliert, seine Aktivitäten können wieder eine Ebene tiefer Prozesse darstellen und so weiter.
Varianten
Diese Form der Koppelung wird häufig übersehen und führt zu Verwirrung. In Versicherungsunternehmen gibt es häufig einen generischen Schadenprozess, der aber je nach Versicherungsart deutliche Unterschiede im Detail zeigt. Hier wäre es sehr aufwändig, den Prozess erst in Teilprozesse zu dekonstruieren um dann zu zeigen, dass einzelne Teilprozesse wiederum in Varianten auftreten. Manchmal ist es auch so, dass nur eine Variante diese Dekonstruktion rechtfertigen würde, weil die anderen Varianten recht einfach darzustellen wären. Bei Prozessen, die in mehreren Varianten auftreten, ist die klassische 1-zu-1 Beziehung von Aktivität zu Detailprozess nicht hilfreich – hier macht es eher Sinn, einem generischen Prozess als Oberbegriff mehrere Variantenprozesse zuzuordnen.
Kollaboration
Die Methode der Dekomposition von Prozessen im Kollaborationsmodell ist weniger bekannt. Hier teilen wir ein grobes BPMN-Prozessmodell mit mehreren Rollen in ein Modell mit mehreren BPMN-Pools auf. Jeder Lane aus dem Überblicksmodell entspricht ein Pool im Kollaborationsmodell. In diesem Modell wird gerade die Kommunikation zwischen den verschiedenen Rollen (Teams oder Abteilungen) im Unternehmen sichtbar, die in einem Modell mit mehreren Lanes nicht sichtbar ist.
Wenn wir die verschiedenen Formen der Koppelung zwischen Prozessen im Auge behalten und damit spielen, können wir auch eine große Zahl von Prozessen im Unternehmen in eine sinnvolle und übersichtliche Form bringen. Das hilft allen Mitarbeitern, sich im Unternehmen zu orientieren und unterstützt Verbesserungsprojekte dabei, Prioritäten zu setzen und Zusammenhänge im Blick zu behalten. Die Prozesslandkarte schafft immer den Link zur Unternehmensstrategie.
Prozesslandkarte als Diskussionsprozess
Mindestens ebenso wichtig wie die fertige Landkarte als Ergebnis ist aber der Diskussionsprozess auf dem Weg dahin. Die meisten Prozesslandkarten wurden in Projektbüros ausbaldowert und von nichtsahnenden Geschäftsführern freigegeben. Das ist nicht der Sinn der Erfindung. Es geht vielmehr darum, dass die führenden Köpfe des Unternehmens gemeinsam erarbeiten, welche Prozesse im Zentrum des Unternehmens stehen und wie die untereinander und mit der Unternehmensstrategie verzahnt sind.
Praxisbericht zum Download
Eine gute Prozess-Übersicht ist also immer das Ergebnis einer guten Moderation unter den Führungspersonen im Unternehmen. In Zeiten von Home-Office und Reisebeschränkungen ist das eine besondere Herausforderung. Aktuell begleite ich ein international tätiges Familienunternehmen in der Erarbeitung der Prozesslandkarte über mehrere virtuelle Sitzungen. Dabei nutzen wir neben der Videokonferenz mit MS Teams ein virtuelles Moderationsboard von MURAL.
Ich habe für Sie in einem Praxisbericht zusammengestellt, wie Sie solche Moderationstools für Ihre Prozessmoderation einsetzen können.
Praxisbericht virtuelle Führungskonferenz herunterladen
Foto von schaeffler – Pixabay
