Die Skalenfrage ist mein Instrument, um Fortschritte in einem Veränderungsprozess sichtbar zu machen und weitere Erfogle zu planen. Lesen Sie hier, warum Fortschritte so wichtig sind und wie Sie mit der Skalenfrage den Blick auf die Erfolge und Fortschritte wenden.
Die Skalenfrage: Fortschritt motiviert
Nichts motiviert uns mehr als Fortschritt. Wir schaffen selbst die scheinbar schwierigsten Veränderungsprozesse, wenn wir sehen, dass wir vorankommen – und sei es nur in kleinen Schritten. Und nichts demotiviert uns mehr als die Erfahrung des Scheiterns.
Darum ist es für Veränderungen Organisationen so ungeheuer wichtig, den Blick auf die Fortschritte zu lenken. Es hilft Teams und Einzelpersonen, immer wieder darauf zu schauen, welchen Weg wir schon gegangen sind, um welches Stückchen wir schon weitergekommen sind im Vergleich zu gestern.
Ebenso ist es wichtig, den nächsten Schritt im Auge zu behalten und sich nicht davon irre machen zu lassen, wie viele weitere Schritte noch vor einem liegen. „Die längste Reise beginnt mit dem ersten Schritt.“
Projektcontrolling betont Schwächen
Leider vergessen wir diese einfachen Einsichten bei Veränderungsprozessen und im Projektmanagement immer wieder. Wir schauen auf das, was nicht gelungen ist, auf den Rückstand zum Projektplan, auf die Veränderungen, die noch notwendig sind. Dabei übersehen wir, was wir schon geleistet haben.
Kennzahlen des Projektcontrolling zeigen uns Abweichungen zum Plan – meistens die Rückstände. Wir kalkulieren aus Rückständen Zusatzkosten und prognostizieren Projektverzögerungen. Diese Berechnungen sind wohl notwendig, aber sie nehmen in der Projektkommunikation zu viel Raum ein.
Projektpläne sind nichts weiter als Konstruktionen. Meistens werden Meilensteine aus Mangel an Informationen willkürlich terminiert – häufig eher von sozialen Erwartungen getrieben als von vernünftigen Überlegungen. Im besten Fall sind Projektpläne Prognosen, die auf Annahmen beruhen, im schlimmsten Fall schöngerechnetes Wolkenkuckucksheim.
Das ständige Starren auf die Abweichung zwischen Plan und Ist zieht alle runter. Agile Projektplanung ist da schon einen Schritt weiter – die meisten Controllinginstrumente des agilen Projektmanagement schauen auf die geleistete Arbeit, nicht auf die noch zu leistende.
Zuerst auf die Erfolge schauen
Schauen wir auf das, was wir schon gemeinsam geschafft haben, dann wecken wir ungeahnte Ressourcen in unserem Team für die Anstrengung die noch vor uns liegen. Nehmen wir uns Meilensteine vor, die wir auch schaffen, dann motivieren wir uns wieder für weitere Schritte. Fortschritte sichtbar machen und Fortschritte planen sind also wichtige Instrumente im Veränderungsmanagement. Dabei hat mir die Skalenfrage schon oft geholfen.
Die Skalenfrage: Fortschritt greifbar machen
Die Methode stammt aus der lösungsfokussierten Beratung, ich habe sie bei Matthias Varga von Kibed und Insa Sparrer gelernt. Wenn ich in Beratung oder Moderationen damit arbeite, gehe ich in folgenden vier Schritten vor:
Schritt 1: Merkmale der Lösung
Im ersten Schritt erarbeiten wir gemeinsam Merkmale der Lösung. Was wird anders sein, wenn, wir die anstehende Veränderung geschafft haben? Alle Teammitglieder beschreiben, woran sie in ihrem Arbeitsalltag die Veränderung sehen wollen. Wenn wir den Einkaufsprozess des Unternehmens digitalisieren wollen, dann sammeln wir Merkmale wie „Artikelnummern automatisch in die Bestellung übernehmen“ oder „Informationen im Auftrag sind vollständig“.
Manchmal benutze ich für diese Sammlung die „Wunderfrage“ aus der lösungsfokussierten Beratung: „Stellen Sie sich vor, Sie kommen morgen an Ihren Arbeitsplatz und – wie durch ein Wunder – wäre alles das bereits erledigt, was hier als Herausforderung vor uns steht. Woran würden Sie das bemerken? Würden andere Menschen das bemerken – und woran?“
Dieser erste Schritt dient dazu, die Lösung der Projektherausforderung für die Teilnehmenden greifbar zu machen und in ihren Arbeitsalltag zu übertragen. Ein Veränderungsprozess sollte ja Auswirkungen auf die eigene Arbeit haben – sonst ist er nicht attraktiv genug, um sich dafür zu engagieren.
Schritt 2: Das Bauchgefühl
Im zweiten Schritt bitte ich alle Teilnehmenden um eine Einschätzung aus dem Bauchgefühl: „Wie weit sind Sie bereits auf diesem Weg?“ Ich bitte sie, das auf einer Skala von 0 bis 10 zu bewerten. Null heißt: „Wir haben noch gar nicht angefangen, wir haben noch überhaupt nichts erreicht.“ Zehn heißt: „Wir haben bereits alles erreicht, was wir uns vorgenommen haben.“ Häufig lege ich dazu eine Skala von Null bis Zehn mit Papierkarten auf dem Boden aus. Jede(r) soll eine Karte mit der eigenen Einschätzung an der passenden Stelle ablegen. Gefragt ist, wie schon gesagt, Bauchgefühl. Der absolute Wert der Rückmeldung ist egal. Interessant werden die beiden nächsten Schritte.
Schritt 3: Bisherige Erfolge
Im dritten Schritt geht es um die bereits geschafften Fortschritte. In der Regel hat niemand die Wertungskarte direkt auf die Null gelegt. Ich frage also, welche Beobachtungen die Teilnehmer veranlasst haben, auf den gewählten Punkt zu werten und nicht niedriger. Nun sprechen alle Teilnehmenden darüber, welche Fortschritte sie selbst in ihrem Veränderungsprozess bereits sehen. Es wird ihnen deutlich, dass sie nicht ganz blank dastehen.
Schritt 4: Fortschritt planen
Der letzte Schritt dient dazu, die nächsten Fortschritte zu planen. Dabei ist es wichtiger, dass die Fortschritte wirklich erreicht werden, als dass sie besonders groß sind. Wenn wir am Anfang etwas zögerlicher planen, ist das nicht schlimm – die positive Erfahrung wird uns mutiger machen. Dazu frage ich jetzt die Teilnehmer, was sie denn heute hätten beobachten müssen, um aus ihrem Bauchgefühl um einen Punkt besser zu werten, als sie es getan haben. Wohlgemerkt: um einen Punkt besser – nicht auf „zehn“. Wir sammeln diese Rückmeldungen, denn sie geben uns Auskunft darüber, welche Fortschritte aus der Sicht der Teilnehmenden sinnvoll und möglich erscheinen. Dann treffen wir eine Auswahl und vereinbaren, bis wann wir diese Schritte erreicht haben wollen.
Erfahrungen mit der Skalenfrage
Haben Sie ähnliche Instrumente wie die Skalenfrage, um Fortschritte und Erfolge sichtbar zu machen? Ich bin gespannt auf Ihre Rückmeldung. Schreiben Sie mir über Ihre Erfahrungen.
Zum Thema Change-Workshop finden Sie hier einen weiteren Artikel in meinem Blog: Der systemische Change-Workshop
(Foto von Anne Nygård auf Unsplash)
